Onderhoud en Service

Beskrivning

Service en Onderhoudscontract Webshop

Ontwikkeling

De ontwikkeling van de website en webshop is op technisch vlak voltooid in week 6. Dit houdt in dat het systeem volledig functioneert zoals je dat van een moderne webshop wilt. Onze service en onderhoud heeft betrekking op de door ons geschreven code, en richt zich op beschikbaarheid, beveiliging, stabiliteit, snelheid, e-mailverkeer en het verzorgen van updates voor het gehele systeem en alle koppelingen.
Het aanpassen van de template (het uiterlijk) valt onder de ontwikkeling, en is onderdeel van de eerder verstuurde opdrachtomschrijving voor de ontwikkeling van de website/webshop.
Het toevoegen van nieuwe producten is inbegrepen in deze overeenkomst. We vertalen tot 25 pagina’s (producten of informatiepagina’s en widgets) per maand, automatisch met Google Vertaling. Handmatige vertalingen of hybride vertalingen besteden we uit aan een vertaalbureau.

Beschikbaarheid

De beschikbaarheid van de site wordt gewaarborgd door het hosten van het systeem op twee verschillende fysieke locaties, te weten Amsterdam en Delft. TransIP verzorgt deze service al jaren en staat bekend als een betrouwbare partner. Bij storingen zullen zij zo snel mogelijk actie ondernemen om de website en webshop beschikbaar te kunnen blijven houden. Wanneer één van de locaties een storing heeft, word ik daar gelijk van op de hoogte gesteld, en neemt de andere locatie direct de bezoekersstroom over.
De databases worden gesynchroniseerd, en extra backups worden gemaakt in de Amazon AWS cloud. Dagelijks om 5:00 worden backups gemaakt. Het is mogelijk om backups van de laatste 7 dagen terug te zetten. Het is eventueel mogelijk om de backups tot een jaar terug te bewaren. Voor 125 euro (kosten opslag en dataverkeer) per maand worden elke 15 minuten backups van het gehele systeem gegenereerd.

Beveiliging

Door het open karakter van de broncode, kan de software kwetsbaar worden als deze niet regelmatig up to date wordt gehouden. Updaten is de basis van websitebeveiliging, en zit uiteraard in deze onderhoudsovereenkomst. Mocht er toch een hacker proberen toegang te krijgen tot het systeem, dan zullen we de toegang van dit IP-adres blokkeren. Hierdoor kan het voorkomen dat jullie toegang geblokkeerd kan worden, bijvoorbeeld door het per ongelijk invoeren van verkeerde wachtwoorden of tokens. Als jullie contact met mij opnemen kan ik dat kosteloos herstellen. Eventueel kan ik een toegangspagina opzetten, waarbij jullie dat zelf kunnen verzorgen. De updates omvatten het basissysteem van WordPress, de Thema’s en alle geïnstalleerde plugins. Alle updates worden eerst getest op een aparte omgeving, en wanneer dit succesvol blijkt, ook toegepast op de productie website.
Voor het tegengaan van spam maken we gebruik van meerdere professionele systemen. De formulieren op de website zijn onzichtbaar beveiligd door reCaptcha. Dit is een gratis service van Google voor externe websites. We gebruiken de open source software SpamAssassin, in te stellen in het gebruiksvriendelijke controlepaneel DirectAdmin voor de spamfilter van de e-mailadressen. Dit systeem maakt gebruik van een drempelwaarde. Als er te veel spam binnenkomt of legitieme e-mails in de spam folder terecht komen kan deze drempelwaarde worden verlaagd respectievelijk worden verhoogd. Dit doen wij. We zullen regelmatig de spamboxen controleren op legitieme e-mails.

Updates

Behalve voor de veiligheid bieden updates ook nieuwe functionaliteiten. Ik ben geabonneerd op alle nieuwsbrieven van de geïnstalleerde plugins. Wanneer er nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen die relevant zijn voor Klant, zal ik dat bespreken, en wordt het gebruik van deze functionaliteit meestal kosteloos geactiveerd.
We adviseren om Linux te gebruiken op laptops en desktops. Dit kunnen we voor jullie kosteloos opzetten en onderhouden. Het voordeel van Linux is dat jullie geen zorgen over virussen en ransomware meer hebben. Het systeem kan naast Windows of eventueel tegelijk met Windows draaien. De updates voor Windows, MacOS en Linux verzorgen we op afstand door de systemen over te nemen met TeamViewer. Mochten jullie liever de laptop langs komen brengen of laten bezorgen, dan kan dat ook. Eventueel kan op locatie deze service worden verleend. Eens per vier weken is over het algemeen voldoende.

Stabiliteit en snelheid

Het systeem draait op de meest recente versie van PHP en maakt gebruik van de MariaDB database engine. We maken gebruik van een cache (WP Fastest Cache plugin) om het downloaden van de pagina’s te versnellen. Bovenin het beheerderspaneel is een knop toegevoegd waarmee de cache geleegd kan worden. Deze actie wordt dan gelijk toegepast op alle bezoekers, en er is dan dus geen actie van de gebruiker in de browser meer nodig. Dit is aan te raden na elke update van inhoud, producten, instellingen en plugins. Ik zal deze actie standaard uitvoeren.
Marketing en zoekmachineoptimalisatie
We houden constant de vindbaarheid van Klant in de gaten. Jullie kunnen altijd kosteloos nieuwe zoektermen opgeven, of bestaande zoektermen aanpassen. We werven Affiliates en Veelbestellers voor Klant. Regelmatig nemen we contact op met marketing strategen uit ons netwerk om de marketing te bespreken. We maken gebruik van een SEO plugin voor de optimalisatie van de zoekresultaten Google en andere zoekmachines. We raden aan om actiever gebruik te maken van Facebook, Instagram, LinkedIn en andere sociale netwerken. Onder andere door het inzetten van influencers en advertenties. We helpen met het opstellen van effectieve advertenties, wat jullie de beste verhouding tussen uitgaven en inkomsten oplevert. De bekendheid bij Psychologiepraktijken en praktijken voor Alternatieve geneeswijzen zoals Haptonomie en Homeopathie kan worden verbeterd. We zetten hier op in door contacten via LinkedIn te benaderen.
We hebben het e-mailsysteem Mailchimp geïntegreerd in WordPress. Hiermee kunnen nieuwsbrieven op maat worden gegenereerd. Deze marketing kan worden voorzien van persoonlijke aanhef, kortingscodes en afbeeldingen/video’s.

Aanpassingen aan het systeem

Kleine aanpassingen aan het technische systeem zitten inbegrepen in het servicecontract. Hieronder vallen aanpassingen van exports, e-mailen van documenten zoals Facturen, Pakbonnen, Creditnota’s en klantenoverzichten. Het beschikbaar stellen van persoonlijke systemen zoals het systeem voor Friso om realtime de tracking codes van bestelnummers op te vragen. Het aanpassen van de verzendsystemen naar andere leveranciers, zoals PostNL. Het toevoegen van betaalproviders in Woocommerce en export systemen voor boekhouding. We kunnen de export naar Exact automatisch laten verlopen. Hiervoor is door Arnold van Loon niet gekozen, maar kan binnen enkele dagen worden geïmplementeerd in het huidige systeem.
We maken gebruik van Voice over IP (VoIP), beheerd door 12connect. We kunnen altijd telefoonlijnen toevoegen, prepaid tegoed toevoegen, extra nummers aanvragen, gesprekken doorsturen of beschikbare tijden invoeren.

E-mail adressen, doorsturen en filters

We kunnen filters instellen om binnenkomende e-mail die voldoet aan bepaalde criteria automatisch in een Map te plaatsen. We kunnen alle adressen @domeinnaam.ext aanmaken met een eigen mailbox (onbeperkt), of doorsturen naar één of meerdere bestaande e-mailadressen. Deze adressen hoeven niet van jullie te zijn, maar dit raden we wel aan, omdat ook spam wordt doorgestuurd. Wanneer een externe persoon toegang nodig heeft, kunnen we altijd een e-mailadres voor deze persoon aanmaken. Geef nooit wachtwoorden van eigen e-mailadressen aan collega’s, vrienden of familie. Mochten jullie het idee hebben dat iemand anders toegang heeft tot één van jullie wachtwoorden, dan kan ik jullie wachtwoord herstellen, of kunnen jullie dat zelf doen in DirectAdmin.

Extra modules

Binnen deze overeenkomst is het mogelijk extra functionaliteit toe te voegen. Denk aan het koppelen van Google Calendar, Smart Home apparatuur, Android/iPhone applicaties, etc. Het is altijd mogelijk om extra functionaliteit toe te voegen. Houd er rekening mee dat modules die niet standaard beschikbaar zijn, een langer ontwikkeltraject hebben. Echter, de meeste wensen kunnen eenvoudig worden toegevoegd door gebruik te maken van reeds bestaande oplossingen.